Как оформить сотрудника в штат без ошибок

Правильное оформление сотрудника в штат — страховка от многих проблем. Всего одна ошибка, и кадровые перестановки, увольнения и сокращения сотрудника могут оказаться под вопросом. В документах ищут повод для претензий надзорные органы, а конфликтные сотрудники идут с ними в суд. Рассказываем, как принять на работу человека с российским гражданством.

Сотрудник предоставляет документы

По статье 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в своих интересах потребовать от сотрудника:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;
  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, в том числе в форме электронного документа;
  • документы воинского учёта. Это правило распространяется только для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу.

Кроме того, работодатель вправе запросить при заключении трудового договора дополнительные документы, например документ об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, водительское удостоверение, справку об отсутствии судимости и так далее. При трудоустройстве на ряд должностей данные документы являются обязательными.

Если у работника нет трудовой книжки, т. к. это первое место работы, то работодатель оформит электронную трудовую книжку. Если бумажная трудовая книжка утеряна, работник может подать письменное заявление работодателю с указанием причин, по которым книжка отсутствует, и просьбой об оформлении ему дубликата.

Некоторым сотрудникам положены льготы. Обеспечить их — обязанность работодателя, но только в том случае, если сотрудник предоставил со своей стороны все подтверждающие документы для льгот. В законе нет указания, что работник должен обязательно их предоставить.

Запрещается требовать не предусмотренные законом документы на приём на работу: ТК РФ не позволяет выходить за рамки перечня ст. 65 ТК РФ, и расширяет его лишь в отдельных случаях.

Например, чтобы работать во вредных или опасных условиях, либо если вы трудоустраиваете несовершеннолетнего гражданина, необходимо пройти предварительный медосмотр и получить заключение, подтверждающее отсутствие противопоказаний, для сотрудников в сфере образования может потребовать справка об отсутствии судимости.

Порядок оформления

Когда вы удостоверились, что все нужные документы у будущего сотрудника есть, можно приступать к оформлению приёма на работу.

Что нужно сделать при оформлении сотрудника (рекомендации):

  1. Проверить документы, которые предоставил работник. Убедиться, что на бланке есть водяные знаки, серийный номер, печати и другие защитные элементы.
  2. Ознакомить работника под подпись с действующими в организации ПВТР, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью будущего сотрудника.
  3. Оформить и подписать трудовой договор. Издать приказ о приёме на работу, если в организации издаются данные приказы.
  4. Вести личные дела в отношении сотрудников для коммерческих организаций не обязательно, но для систематизации документооборота многие компании оформляют личную карточку и формируют личное дело.
  5. Провести инструктаж по охране труда.
  6. Допустить нового коллегу к работе с даты начала работы, указанной в трудовом договоре.
  7. Внести запись в бумажную трудовую книжку, внести запись в книгу учёта и движения трудовых книжек, обеспечить хранение бумажной трудовой книжки. Запись в электронную трудовую книжку вносится посредством сдачи отчёта в ПФ РФ.

Сотрудник должен ознакомиться с документами

Работник должен внимательно прочитать и проверить сведения в трудовом договоре. В первую очередь это:

  • данные о сторонах договора,
  • наименование должности (профессии),
  • дата начала работы,
  • место работы,
  • перечень трудовых обязанностей,
  • размер заработной платы,
  • режим работы.

Эти положения документа должны отвечать договорённостям и ожиданиям сотрудника.

То же самое относится к приказу о приёме на работу, личной карточке, записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать условиям трудового договора.

Работник вправе просить предоставить ему время для ознакомления с локальными актами работодателя, с трудовым договором, иными документами, чтобы понять условия будущей работы. А также удостовериться в том, что трудовой договор и приказ подписаны уполномоченным на это лицом: если со стороны работодателя договор подписывает не руководитель организации, будущему сотруднику по его запросу нужно предоставить подтверждение полномочий подписанта.

К другим статьям